Daar sta ik dan: ik heb weken aan mijn ultieme PowerPoint-presentatie gewerkt, dagen voor de spiegel staan oefenen en nu begint de skybox waarin het allemaal gaat gebeuren langzaam vol te lopen … Maar wie zijn die mensen eigenlijk aan wie ik straks mijn verhaal ga vertellen? En hoe weet ik of ze het wel interessant vinden of me kunnen volgen? En wat als er straks iemand heel vervelende vragen gaat stellen en mijn presentatie kaapt …?!
Gelukkig weet de organisatie van Dé Managementconferentie dat dit vragen zijn die veel van de presentatoren hebben. We staan er dan ook niet alleen voor: Addy de Zeeuw deelde tijdens een speciale workshop voor alle presentatoren zijn kennis en gaf tips vanuit zijn jarenlange ervaring als facilitator voor het CVI.
Dat Addy dit niet voor het eerst doet bleek al bij binnenkomst: ik was natuurlijk keurig op tijd, maar in plaats van dat ik op de rest van de deelnemers moest wachten vroeg Addy of ik vast wilde beginnen. Voorafgaand aan deze workshop kon iedereen vragen indienen die we tijdens de middag konden behandelen. Deze vragen lagen uitgeprint op A4-tjes verspreid door de zaal en gewapend met een stapeltje post-its en een stift kon ik vast tips gaan opschrijven. Langzaam druppelen ook andere deelnemers binnen die ook aan de slag gaan. “Het hoeft niet, maar als er al mensen je workshop binnenkomen, waarom zou je die mensen dan niet alvast aan het ‘werk’ zetten?” vraagt Addy later. Het zijn dit soort praktische en waardevolle tips waar de hele middag vol mee zit.
Addy’s Fantastische Facilitators Feiten & Tips
- Wel of geen voorstelrondje? Als je met een grotere groep zit kost het natuurlijk best veel tijd om iedereen zich te laten voorstellen. Addy’s tip is: “Laat iedereen in de zaal gaan staan. Stel enkele gerichte vragen. Bijvoorbeeld of iedereen die docent is een stap naar voren wil zetten. Op die manier heb je snel een beeld van de samenstelling van je publiek.” Het kan ook al genoeg zijn om de eerste bezoekers van je sessie even persoonlijk te verwelkomen en wat van deze vragen te stellen.
- Zorg voor een ‘Parkeerflap’! Sommige mensen komen je workshop binnen met een dringende vraag. En hoewel het natuurlijk altijd fijn is als er interactie en ‘energie’ vanuit je publiek komt, kunnen vragen of opmerkingen uit de zaal ook zorgen dat je afdwaalt van je verhaal. Met een parkeerflap achter de hand kun je lastige vragen of opmerkingen kwijt waar je later tijdens de workshop, of erna, op terug kunt komen.
- Dit jaar wordt de conferentie gehouden in het voetbalstadion van ADO Den Haag. “Skyboxen zijn vaak bijzondere ruimtes: de ene heeft een discobal en een dansvloer, en de andere een roulettetafel. Ze hebben wel bijna allemaal een bar!” En dat is best een uitdaging natuurlijk, maar het biedt ook wel kansen. “Probeer de ruimte te benutten zoals ‘ie is. En ga niet teveel verbouwen.” En mocht dit toch nodig zijn, spreek dan vooraf met de presentator die voor je is af hoe hij of zij de ruimte voor je achterlaat.
- Er is niet in alle zalen WiFi of internet. Dat is iets om rekening mee te houden tijdens je sessie en zorg dus altijd voor een Plan B. “Een presentatie op papier biedt allerlei mogelijkheden tot interactie en nieuwe werkvormen.” zegt Addy. “Je kunt hem op de grond leggen of op de muur plakken en mensen op die manier meenemen in je verhaal!”
- En hoe ga je nou om met die ‘lastige man of vrouw (maar meestal man 😉) die je presentatie kaapt? Iemand die betrokken is bij het onderwerp van je presentatie en er veel kennis over heeft kan positief of negatief je verhaal beïnvloeden. “Het helpt om bij lastige vragen of opmerkingen te toetsen hoe de rest van het publiek hierover denkt. Is er meer instemming dan kun je hier ook meer tijd aan besteden. Zo niet, parkeer de vragen dan. En zorg ervoor dat je iemand waardeert om de inbreng, betrokkenheid en kennis die hij heeft.”
Gewapend met de fantastische tips en tricks van Addy gaan we onze presentaties voorbereiden en maken we er met z’n allen volgens mij een groot succes van! Foto’s van alle vooraf ingediende vragen, mét antwoorden van de deelnemers, kun je hier downloaden.
Over Dé Managementconferentie van het CVI
Deze CvI Managementconferentie is dé plek bij uitstek om kennis te delen, elkaar te ontmoeten en te inspireren. Op 27 en 28 maart 2019 barst het feest los in het Cars Jeans Stadion in Den Haag. Wil je meer weten over het programma of je aanmelden? Kijk dan op de website van Dé Managementconferentie 2019.
2 Comments
Fijne BLOG Erik!
Zonder er zelf bij te zijn geweest tóch de sfeer geproefd en de goeie tips gekregen. Thanks!
Dat worden memorabele workshops…!
Comments are closed for this article!